1、標(biāo)題：標(biāo)題格式位置居中，寫在正文正上方，字體可以適當(dāng)調(diào)大，標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)單醒目；

2、正文：一般采用首行縮進(jìn)格式，即空兩個(gè)再開始寫，一般正文要寫清時(shí)間、貨物數(shù)量、單價(jià)、金額等詳細(xì)情況，以及說明扣款原因等一些注意事項(xiàng)；

3、落款：一般要寫上相應(yīng)的個(gè)人的姓名或單位的名稱，寫上扣款日期。

以上就是扣款說明的寫法。

供應(yīng)商扣款規(guī)定

一般供應(yīng)商扣款的項(xiàng)目包括一下幾種情況：

1、產(chǎn)品有品質(zhì)問題，但可讓步接收，不必退貨但統(tǒng)一折價(jià)進(jìn)貨；

2、產(chǎn)品在運(yùn)輸途中出現(xiàn)損壞、短缺等問題，或是因延期而給進(jìn)貨方造成一定的經(jīng)濟(jì)損失；

3、因供應(yīng)商未按指定時(shí)間交貨，交期遞延而遭客戶索賠。

發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的處理：如若供應(yīng)商和本公司對(duì)這種情況認(rèn)識(shí)存在分歧，可以由雙方共同尋找第三方獨(dú)立機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證，由錯(cuò)誤的一方承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。需要注意的是，原則上第三方機(jī)構(gòu)屬地應(yīng)該接近本公司所在地。